POLITIKA PRIVATNOSTI
WESPA SPACES d.o.o.
Općenito
Društvo WESPA SPACES d.o.o. društvo je koje se bavi upravljanjem poslovnim prostorima za co-working kao i pružanjem usluge virtualnog ureda. U svom poslovanju obrađuje određene osobne podatke, zbog čega donosi ovu Politiku privatnosti, a koja se odnosi na cjelokupno poslovanje društva, što uključuje i obradu podataka nastalu korištenjem ove web stranice.
Svi pojmovi koji se koriste u ovo tekstu definiraju se na isti način na koji su definirani u Uredbi (EU) 2016/679 Europskog Parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka; u daljnjem tekstu: GDPR).
Molimo vas da ovu Izjavu pročitate pažljivo kako biste saznali kako skupljamo, obrađujemo, štitimo ili na bilo koji drugi način koristimo vaše osobne podatke.
Voditelj obrade
Voditelj obrade je WESPA SPACES d.o.o. sa sjedištem u Zagrebu, Radnička cesta 50, OIB: 64759014334 (u daljnjem tekstu: Voditelj obrade, odnosno mi, naše i sl.).
Kontakt podaci:
E-mail: info@wespa.hr
Tel.: +385 99 375 6777
Tko je ispitanik?
Ispitanik je svaki pojedinac čiji se identitet može utvrditi, odnosno osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca.
Imajući u vidu djelatnost kojom se bavi Voditelj obrade, ispitanik bi prvenstveno mogao biti posjetitelj naše Web stranice, kao i osobe koje koriste naše usluge (zakupci i drugi korisnici usluga koje nudimo).
Kao i svaki drugi poslovni subjekt, u poslovanju ostvarujemo mnogobrojne kontakte sa poslovnim partnerima i/ili dobavljačima, kao i trećim osobama koje su angažirane u našu korist. I u takvim slučajevima može doći do obrade osobnih podataka.
Daljnja očekivana kategorija ispitanika su naši radnici, kao i kandidati za radno mjesto.
Kako prikupljamo podatke?
Vaše osobne podatke u pravilu prikupljamo kada nam ih date svojom voljom. To se može dogoditi u sljedećim situacijama:
Neposrednim kontaktom (osobno, telefonski, e-mailom) s našim djelatnicima
Korištenjem ove Web stranice, točnije popunjavanjem i slanjem kontakt obrasca i/ili prijave na newsletter
Međutim, Vaše osobne podatke možemo dobiti i od trećih osoba odnosno drugih izvora, npr.:
od trećih osoba (koje nas dovode u kontakt)
tijela koja obavljaju službu od javnog interesa (javni bilježnik, MUP i sl)
javne baze podataka (npr. zemljišne knjige, sudski registar, obrtni registar, katastar i sl.)
Informacije i podaci mogu se automatski prikupljati putem naših Internet servera ili korištenjem „kolačića“. Našu politiku o kolačićima možete pročitati ovdje.
Koje podatke prikupljamo?
Gledamo da prikupljamo samo one podatke koji su apsolutno nužni za izvršenje ugovornih i zakonskih obveza odnosno za kvalitetno i učinkovito pružanje naših usluga.
Podaci koje prikupljamo mogu biti (ovisno o okolnostima):
ime i prezime, datum rođenja, osobni identifikacijski broj, prebivalište/boravište
adresa, telefonski broj, e-mail
podaci iz sudskog registra/obrtnog registra/drugih vrsta registara
podaci o zaposlenju i o postojećem zaduženju
podaci o bankovnim računima i uzdržavanim osobama, podaci o obrazovanju, medicinski podaci u slučaju ozljede na radu, podaci iz životopisa (ovo sve u odnosu na naše zaposlenike)
osobni podaci koje prikupljamo radi izvršavanja obveza u pogledu sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma: Ako pružamo usluge registriranog sjedišta, pružanja poslovne, korespondentne ili administrativne adrese i ostalih povezanih usluga trgovačkom društvu, tada smo obveznik provedbe mjera, radnji i postupaka za sprječavanje i otkrivanje pranja novca i financiranja terorizma. Ta obrada uključuje osobne podatke stranaka, njihovih direktora, ostalih zastupnika, stvarnih vlasnika, dioničara i članova, kao i o njima bliskim osobama (članova obitelji i bliskih suradnika). Osobni podaci koje od tih osoba prikupljamo odnose se na: ime i prezime, prebivalište, dan, mjesec i godina rođenja, identifikacijski broj, naziv i broj identifikacijske isprave, naziv i državu izdavatelja te državljanstvo/državljanstva, funkcije koje obavljaju, brojeve telefona, mobitela ili telefaksa, e-mail adrese. Ove podatke crpimo iz izvadaka iz sudskog registra ili usporedivih registara, iz identifikacijske dokumentacije stranaka (npr. kopije osobnih iskaznica ili putovnica), osnivačkog akta stranke i sl.
Zašto obrađujemo podatke?
Podatke obrađujemo prvenstveno kako bismo ispunili ugovorne i zakonske obveze u odnosu na djelatnost kojom se bavimo. Konkretno, ti podaci su nam potrebni kako bi se mogao stvoriti ugovorni odnos kao temelj za pružanje naših usluga.
Podaci su nam također nužni radi redovnog poslovanja, koje uključuje odgovore na Vaša pitanja i sugestije.
Ponekad nam se sa zahtjevima obraćaju nadležna tijela ili smo na drugi način obvezni udovoljiti zakonskim zahtjevima, a koje radnje u sebi nužno sadržavaju obradu osobnih podataka.
U odnosu na našu Web stranicu, uz mogućnost sklapanja ugovora, podaci koje prikupljamo potrebni su nam radi personalizacije Vašeg korisničkog iskustva odnosno generalnog poboljšanja naše web stranice.
Koja je pravna osnova za obradu?
Pravna osnova za obradu ovisi o okolnostima samog slučaja, a u nastavku donosimo pregled uobičajenih situacija:
ako ste naš zakupac odnosno korisnik naših usluga, pravna osnova obrade jest ugovor koji ste sklopili s nama, a sve sa svrhom ispunjavanja prava i obveza iz ugovornog odnosa. Ako koristite uslugu virtualnog ureda, tada je pravna osnova obrade dvojaka: uz ispunjenje obveza iz ugovora koji ste sklopili s nama, podatke moramo obrađivati i zbog poštivanja zakonskih obveza (čl. 23 Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma)
Ako nam se obraćate koristeći našu kontakt-formu na webstranici, obrada se odvija temeljem Vaše privole. Obrada podataka na webstranici putem kolačića se odvija također temeljem privole posjetitelja (uz iznimku tzv. funkcionalnih kolačića bez kojih webstranica ne može uredno raditi).
Ako ste naš radnik, pravna osnova za obradu osobnih podataka je Zakon o radu te Zakon o zaštiti na radu, kao i svi primjenjivi podzakonski propisi, ali i sam ugovor o radu, a sve sa svrhom ispunjavanja prava i obveza iz radnog odnosa.
Ako ste kandidat za posao kod nas, pravna osnova za obradu osobnih podataka kandidata za posao je privola. Vaše životopise u slučaju neodabira odmah i trajno brišemo.
Ako ste naš dobavljač/poslovni partner, pravna osnova za obradu osobnih podataka je ugovor, a sve sa svrhom ispunjavanja prava i obveza iz ugovornog odnosa.
S kime dijelimo Vaše podatke?
Osnovni nam je cilj da Vaše podatke ne dijelimo, odnosno da ih dijelimo s minimalnim brojem subjekata, a i to samo ako za to postoje opravdane okolnosti (u pravilu ugovorna ili zakonska obveza). Pazimo na to da uvijek dijelimo samo minimum apsolutno nužnih osobnih podataka.
Podatke u takvim okolnostima dijelimo sa:
kooperantima/dobavljačima
poreznim/pravnim/računovodstvenim savjetnicima (uz preduvjet da su vezani profesionalnom tajnom, ugovornim klauzulama o povjerljivosti i sl.)
nadležnim tijelima- ako tako zahtijeva primjenjivo lokalno ili europsko zakonodavstvo
Ukoliko ugovorni odnos s nama bude ostvaren putem naše web stranice (npr. zakupili ste sobu za sastanke), budite informirani da za navedeno koristimo platformu https://www.officernd.com/, koja u svrhu ostvarenja ugovora koji sklapate s nama obrađuje vaše podatke koje unesete (e-mail adresa, kontakt podaci itd. – sve pojedinosti o navedenoj obradi osobnih podataka možete pronaći na https://www.officernd.com/privacy/).
Kada se radi o podacima osoba s kojima smo u radnopravnom ili poslovnom odnosu, oni se dijeli s institucijama sukladno zakonskim obvezama (npr. HZZO; HZMO), ili pak sa drugim subjektima s kojima ima uspostavljen odnos povjerljivosti i zaštite osobnih podataka (npr. knjigovodstvo, pravni savjetnici i sl.).
U pravilu podatke ne prosljeđujemo u treće zemlje, odnosno izvan granica Republike Hrvatske. Ako bi se javila takva potreba, podaci neće biti preneseni prije nego što se uvjerimo da su na snazi odgovarajuće zaštitne mjere i standardi.
Koliko dugo čuvamo osobne podatke?
Dakako da gledamo da Vaše podatke obrađujemo samo onoliko dugo koliko je to nužno, a nakon toga da ih trajno brišemo/uništimo, međutim, neke podatke smo temeljem zakona dužni čuvati nešto dulje. Npr. ukoliko Vaše podatke obrađujemo zbog obveza koje proizlaze iz Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, iste moramo čuvati 10 godina nakon prestanka poslovnog odnosa s Vama.
Svakako moramo obrađivati Vaše podatke barem onoliko dugo koliko ste suvlasnik nekretnine kojom upravljamo. Nakon toga ih čuvamo još barem 3 godine ukoliko iz razdoblja Vaše suradnje s nama postoje neostvarena potraživanja. Ako postoje sudski ili drugi postupci u kojima ste strana, Vaši podaci obrađivati će se onoliko dugo koliko ti postupci traju. Kada se podaci obrađuju u računovodstvene svrhe, pohranjeni su najmanje 11 godina, sve sukladno zakonskim propisima o računovodstvu.
Neki podaci čuvaju se trajno (tu se u pravilu radi o podacima koji se odnose na radnopravne odnose).
Voditelj obrade vodi evidenciju obrade osobnih podataka, a u kojoj je detaljno opisano koliko dugo se obrađuju podaci.
Zaštita vaših podataka
Kako bismo zaštitili osobne podatke koje šaljete preko ove web stranice, koristimo fizičke, tehničke i organizacijske mjere sigurnosti. Kontinuirano nadograđujemo i testiramo našu sigurnosnu tehnologiju. Ograničavamo pristup Vašim osobnim podacima samo onim zaposlenicima koji trebaju znati te informacije kako bi Vam pružili neke koristi ili usluge. Osim toga, educiramo naše zaposlenike o važnosti povjerljivosti podataka te čuvanju privatnosti i zaštiti Vaših podataka.
Prava pojedinaca
Sve upite u svrhu ostvarenja Vaših prava molimo da uputite na info@wespa.hr, i Vašem zahtjevu udovoljit ćemo besplatno. Na vaše upite i zahtjeve odgovaramo u roku od 30 dana. Ako iz nekog razlog ne možemo ispuniti Vaš zahtjev, poslat ćemo Vam objašnjenje o tome zašto nismo mogli udovoljiti istom.
Podložno preduvjetima sadržanima u GDPR-u, imate čitav niz prava koja opisujemo u nastavku:
Ako želite znati posjedujemo li i obrađujemo Vaše osobne podatke (te koji su to podaci i što s njima radimo), ili ako želite pristupiti osobnim podacima koje imamo o Vama, molimo Vas da nas kontaktirate info@wespa.hr (pravo na pristup).
Imate pravo na ispravak osobnih podataka koje posjedujemo ako su oni netočni ili ih treba ažurirati.
Pod određenim okolnostima, uz određene iznimke, možete zatražiti da izbrišemo Vaše podatke ili prestanemo s njihovom obradom. Imajte u vidu da određene podatke moramo obrađivati kroz određeno razdoblje, bilo zbog zakonskih obveza ili zbog ugovornih obveza. Možete tražiti da prestanemo koristiti Vaše osobne podatke u svrhe izravnog marketinga.
Imate i pravo na ograničenje obrade, npr. ako neki od obrađivanih podataka ne bi bili točni, međutim istodobno ne želite da se podaci brišu već da se ograniči korištenje istima, ili ako nam podaci više nisu potrebni za predviđene svrhe, međutim Vi ih želite zadržati zbog vlastitih opravdanih potreba (tj. postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva).
Uz pravo na pristup možda ćete istodobno koristiti pravo na mogućnost prijenosa podataka. To znači da Vam podatke prenosimo u strukturiranom obliku, u uobičajenom strojno čitljivom formatu, ako te podatke obrađujemo na temelju suglasnosti koju ste nam dali i koju možete opozvati ili radi ispunjenja našeg ugovora i ako se obrada vrši s pomoću automatiziranih procesa.
Pravo na prigovor imate ukoliko Vaše podatke obrađujemo radi izvršenja zadaća od javnog interesa ili pri izvršavanja službene ovlasti ili se prilikom njihove obrade pozivamo na naše legitimne interese.
Ako se obrada temelji na Vašoj privoli, istu možete povući u bilo kojem trenutku. Povlačenje Vaše privole imat će učinke samo za buduću obradu. Obrada izvršena prije povlačenja privole ostaje valjana.
Ako niste zadovoljni našom reakcijom na Vaš upit, ili ako niste zaprimili odgovor u roku od 30 dana od dana predaje svoje zahtjeva, imate pravo na pritužbu nadzornom tijelu, odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji se predaje (i) osobno (usmeno na zapisnik), ili (ii) pisanim putem na adresu: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, 10 000 Zagreb, ili (iii) ispunjavanjem online obrasca na web stranici Agencije (www.azop.hr) , ili (iv) e-mailom: azop@azop.hr, ili (v) faksom na broj: 01/ 46-090-99.
Molimo da uzmete u obzir da imamo pravo, ako bi Vaš zahtjevi bili očito neutemeljeni (čak i ako je samo jedan) ili pretjerani, osobito zbog njihova učestalog ponavljanja: (a) naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti ili postupanje po zahtjevu; ili (b) odbiti postupiti po zahtjevu.
Promjene naše politike privatnosti
U slučaju promjena ove Izjave, obavijestit ćemo Vas o tome na ovoj stranici.
POLITIKA UPRAVLJANJA KOLAČIĆIMA
Za društvo
WESPA SPACES d.o.o.
www.wespa.hr
Ova politika je posljednji put izmijenjena:
02. kolovoza 2024. godine
Općenito
Društvo WESPA SPACES d.o.o. društvo je koje se bavi upravljanjem poslovnim prostorima za co-working kao i pružanjem usluge virtualnog ureda.
Voditelj obrade
Voditelj obrade je WESPA SPACES d.o.o. sa sjedištem u Zagrebu, Radnička cesta 50, OIB: 64759014334.
Kontakt podaci:
E-mail: info@wespa.hr
Tel.: +385 99 375 6777
Što su kolačići i za što ih koristimo?
Kolačići (cookies) su male datoteke koje Vaš preglednik sprema na Vaše računalo ili mobilni uređaj prilikom posjete našoj Web stranici (www.wespa.hr). To omogućuje našoj Web stranici da prepozna Vaše računalo kada nas sljedeći put posjetite.
Vrste kolačića
Kolačići prema trajanju
a) Stalni kolačići – Ostaju na računalu nakon zatvaranja internet preglednika. Točno trajanje vidljivo je u donjoj tablici.
b) Privremeni kolačići (sesijski) – Uklanjaju se s računala po zatvaranju internet preglednika.
Kolačići prema izvoru
a) Kolačići prve strane – Dolaze s naše Web stranice. Svi kolačići su naši (prve strane), osim ako u donjoj tablici nije drugačije navedeno (kolačić treće strane)
b) Kolačići treće strane – Dolaze s drugih Internet mjesta.
3. Kolačići prema funkciji
a) Tehnički kolačići – Uvijek su aktivni i nužni za funkcioniranje naše Web stranice. Ne mogu se isključiti u našim sustavima. Ovi kolačići ne pohranjuju nikakve informacije koje bi Vas mogle identificirati. U donjoj tablici označeni su boldano.
b) Funkcionalni kolačići – Omogućuju našoj Web stranici pružanje poboljšane funkcionalnosti i personalizacije. Mogu se isključiti.
c) Statistički/analitički kolačići – Omogućuju bilježenje posjeta i izvora prometa u svrhu mjerenja i poboljšanja učinkovitosti naše Web stranice. Mogu se isključiti.
d) Marketinški kolačići – Služe za praćenje korisnika kroz web stranice i prikazivanje ciljanih oglasa.
Napominjemo da naša Web stranica funkcionira optimalno ako je omogućeno korištenje kolačića. Detaljan popis kolačića koje koristimo, njihovu svrhu i trajanje možete pronaći u tablici iznad.
U nastavku donosimo pregled kolačića koje koristimo na našoj Web stranici.
Prava ispitanika
Sve upite u svrhu ostvarenja Vaših prava (vezano za osobne podatke, što uključuje i kolačiće) molimo da se obratite službeniku za zaštitu osobnih podataka, i Vašem zahtjevu udovoljit ćemo besplatno. Na vaše upite i zahtjeve odgovaramo u roku od 30 dana. Ako iz nekog razlog ne možemo ispuniti Vaš zahtjev, poslat ćemo Vam objašnjenje o tome zašto nismo mogli udovoljiti istom. Molimo da nam se sa svim zahtjevima u vezi obrade osobnih podataka javite na info@wespa.hr.
Podložno preduvjetima sadržanima u GDPR-u, imate čitav niz prava koja opisujemo u nastavku:
Ako želite znati posjedujemo li i obrađujemo Vaše osobne podatke (te koji su to podaci i što s njima radimo), ili ako želite pristupiti osobnim podacima koje imamo o Vama, molimo Vas da nas kontaktirate našeg službenika za zaštitu osobnih podataka (pravo na pristup).
Imate pravo na ispravak osobnih podataka koje posjedujemo ako su oni netočni ili ih treba ažurirati.
Pod određenim okolnostima, uz određene iznimke, možete zatražiti da izbrišemo Vaše podatke ili prestanemo s njihovom obradom. Imajte u vidu da nas brisanje može onemogućiti u pružanju određenih usluga odnosno umanjiti kvalitetu istih (npr. ukoliko odlučite izbrisati korisnički račun, sa svakom novom narudžbom morat ćete podatke nanovo upisivati). Određene podatke moramo obrađivati kroz određeno razdoblje, bilo zbog zakonskih obveza ili zbog ugovornih obveza.
Imate i pravo na ograničenje obrade, npr. ako neki od obrađivanih podataka ne bi bili točni, međutim istodobno ne želite da se podaci brišu već da se ograniči korištenje istima, ili ako nam podaci više nisu potrebni za predviđene svrhe, međutim Vi ih želite zadržati zbog vlastitih opravdanih potreba (tj. postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva).
Uz pravo na pristup možda ćete istodobno koristiti pravo na mogućnost prijenosa podataka. To znači da Vam podatke prenosimo u strukturiranom obliku, u uobičajenom strojno čitljivom formatu.
Pravo na prigovor imate (među ostalim) ukoliko Vaše podatke obrađujemo radi izvršenja zadaća od javnog interesa ili pri izvršavanja službene ovlasti ili se prilikom njihove obrade pozivamo na naše legitimne interese.
Ako se obrada temelji na Vašoj privoli, istu možete povući u bilo kojem trenutku. Povlačenje Vaše privole imat će učinke samo za buduću obradu. Obrada izvršena prije povlačenja privole ostaje valjana.
Ako niste zadovoljni našom reakcijom na Vaš upit, ili ako niste zaprimili odgovor u roku od 30 dana od dana predaje svoje zahtjeva, imate pravo na pritužbu nadzornom tijelu, odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji se predaje (i) osobno (usmeno na zapisnik), ili (ii) pisanim putem na adresu: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, 10 000 Zagreb, ili (iii) ispunjavanjem online obrasca na web stranici Agencije (www.azop.hr) , ili (iv) e-mailom: azop@azop.hr, ili (v) faksom na broj: 01/ 46-090-99.
Molimo da uzmete u obzir da imamo pravo, ako bi Vaš zahtjevi bili očito neutemeljeni (čak i ako je samo jedan) ili pretjerani, osobito zbog njihova učestalog ponavljanja: (a) naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti ili postupanje po zahtjevu; ili (b) odbiti postupiti po zahtjevu.
Promjene naše Politike privatnosti
U slučaju promjena ove Politike, obavijestit ćemo Vas o tome na ovoj stranici.
